De Beurs – Goed gezien worden!

De beurs is vaak een flinke investering. Stagelden zijn veelal fors, de uren van de personeelsleden en de kosten van een stand. Het is dan ook van groot belang dat de beurs een succes gaat worden. Dit is afhankelijk van hoeveel concurrenten u op de beursvloer heeft, de locatie, data, doelgroep van de beurs, de mensen die u daar heeft staan, maar zeker ook uw presentatie en uw follow-up.

De Follow Up

Iedereen weet dat directe sales op een beurs meestal niet de sleutel is, maar de follow-up. Een drukbezochte beurs geeft weinig ruimte om persoonlijk aandacht te geven en meestal is het advies wat u moet geven allemaal op maat.
Ondanks diverse give aways zijn mensen steeds minder willend om hun contactgegevens af te geven. En toch gaat het hier grotendeels om. De echte sales komt na de beurs. Bij een goede beursvoorbereiding is het dan ook belangrijk om uw salesfunel in kaart te brengen. Wat is uw follow-up?

Effectief blijken nog steeds de prijsvragen of een ‘echt’ leuke goody!

Zorg voor eenvoudige formulieren die u helpen voor bijvoorbeeld een offerte intake. Zorg dat de meest essentiële vragen reeds op het formulier staan, maar niet te veel! Een e-mailadres en telefoonnummer is natuurlijk te weinig.
Wanneer u later namelijk de offertes laat uitwerken wilt u het liefst namelijk een nieuw contact moment hebben met potentiële klanten buiten de beurs om. In dit contactmoment wilt u aanvullende vragen kunnen stellen, maar u moet goed laten merken dat u nog precies hun vraagstelling weet. Dit maakt het contact persoonlijker en waardevoller.

Het verzamelen van gegevens kan digitaal of op papier. Wat u gemakkelijker vindt.

Video

De vraag voor video wordt groter en toch zijn er niet veel stands die dit effectief inzetten. Video kan u ook op de beurs helpen. Video kan bijdragen aan:

• Het laten zien dat er een serieus bedrijf achter de stand staan
• Meer vertellen en laten beleven van de faciliteiten die u biedt
• De mensen achter het product in actie laten zien
• Iets vertellen over de locatie (indien van belang)
• Maar ook actiematig kunt u video gebruiken. Denk aan een beursactie

Maar bovenal geeft video vertrouwen. U heeft niet de tijd om iedereen te woord te staan en toch wilt u ze allemaal benaderen.

De Stand

Volledig ontzorgt: Een beursstand kan compleet op maat worden gemaakt. Van te voren kunnen we 3d tekeningen met u overleggen. Kritisch wordt dan gekeken naar de aanlooproutes om u zo zichtbaar mogelijk te maken. U wilt er immers goed uitspringen.
Na ontwerp wordt de beursstand volledig voor u gebouwd en u hoeft zich enkel te focussen op het binnenhalen van leads.
Naderhand bouwen we het af en zorgen dat alles weer netjes wordt achtergelaten. U stand kunt u weer gebruiken voor de volgende keer.

Binnen budget blijven: Wanneer uw budget minder ruim is zijn er alsnog een tal van mogelijkheden. En de mogelijkheden hoeven niet per definitie afbreuk doen aan uw uitstraling.
Zo kan er gewerkt worden met mobiele achterwanden en bedrukte balies. Bekijk onze magazine om inspiratie op te doen voor uw beurs.
BROCHURE – DE BEURS

Aandachtspunten

Organisatie

• Stel een projectgroep samen
• Bepaal doelstellingen voor je beursdeelname
• Bepaal je doelgroepen
• Stel vast welke producten of diensten je presenteert
• Sluit een verzekering af – je weet maar nooit
• Vraag stroom en internet aan
• Stel een draaiboek voor elke beursdag op
• Stel een begroting op en bewaak je kosten
• Communiceer intern regelmatig over de stand van zaken
• Plan het transport in – van beursmaterialen naar de locatie, en ook weer terug
• Analyseer en evalueer je beursdeelname achteraf
• Follow-up beurscontacten – Wie weet wat het je nog oplevert!

Stand

• Bepaal hoeveel oppervlakte je nodig hebt
• Bepaal de plek van je stand op de beurs
• Bepaal de gewenste indeling van je stand – waar ontvang je de bezoeker, waar toon je je producten, etc.
• Laat de stand ontwerpen – Schakel een specialist in of ontwerp je stand zelf
• Decoreer de stand – Altijd in lijn met je huisstijl
• Regel de apparatuur – een pc en een netwerkverbinding zijn onmisbaar
• Catering – Een bezoeker zonder honger of dorst is een blije bezoeker

Standbemanning

• Maak een personeelsplanning – en bepaal of het inhuren van extern personeel nodig is
• Reserveer hotelaccomodatie – helemaal terug naar huis rijden is niet altijd een optie
• Stel een roulatieschema op – niemand houdt het vol een hele beursdag te blijven staan
• Regel badges voor je standbemanning – Weet wie er bij jouw stand hoort
• Zorg voor maaltijden
• Bereid bezoekersregistratie en gespreksvastlegging voor  – Beurzen kunnen waardevolle leads opleveren, ga daar zorgvuldig mee om
• Instrueer je standbemanning – neem gezamenlijk het draaiboek door
• Zorg voor vervoer van je standbemanning

Drukwerk

• Inventariseer de behoefte aan drukwerk op het event – druk eventueel voorraad bij
• Ontwikkel drukwerk speciaal voor de beurs
• Verstuur uitnodigingen aan relaties –
• Maak advertenties voor in de beurscatalogus
• Druk badges en visitekaartjes voor je standbemanning
• Laat documentatiemappen en/of persmappen drukken